Suite de la réunion du 23 juin 2015 au centre Benoit Frachon

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Le 23 juin dernier, s’est tenue au Centre Benoît Frachon une réunion en présence des représentants d’organisations qui utilisent régulièrement cet outil confédéral : 30 participants (13 organisations représentées).

L’échange a permis de cerner les contraintes de chacun et d’identifier quelques axes d’amélioration afin de satisfaire le maximum de demandes.

S’agissant de la fréquentation du centre

Il a été rappelé qu’elle était depuis plusieurs années aux alentours des 70%.

En moyenne ce sont 2500 camarades stagiaires par an et 230 sessions d’organisées.

A cela s’ajoute une cinquantaine d’activités complémentaires (CE, congrès, séminaires …)   réunissant quelques 500 camarades.

Précisément : pour 2014, 376 sessions ont été réservées, 265 ont eu lieu et 111 ont été annulées soit 29,5% des réservations.

Par ailleurs une même régularité est observée entre le nombre de stagiaires prévus  et le réel soit 10% d’écart.

Ces deux constats récurrents nous conduisent à un taux de réservation à 110% pour atteindre en fin d’année un taux de fréquentation de 70%.

Aller au-delà des 110% de réservations n’est pas la solution au risque de connaître régulièrement des soucis d’hébergements.

Par ailleurs il est important de souligner que la mission du Centre est la formation syndicale, ce qui veut dire que les activités complémentaires ne sont pas prioritaires, particulièrement sur les besoins d’hébergement qui peuvent être solutionnés avec les hôtels environnants.  

(Pour chacune de vos organisations existe un état disponible des réservations et annulations depuis 2013).

Le fonctionnement actuel

Il repose sur des réservations qui se font directement entre les différentes organisations et le Centre et ce, de juin à septembre de l’année N-1.  

Au mieux, 1 mois avant le stage il y a confirmation du stage, du nombre de stagiaires et d’intervenants.

Le plus souvent entre 1 et 2 semaines avant le stage nous est fournie la liste nominative des stagiaires, les dates d’arrivées, le besoin d’hébergement ou pas.

Pour le centre il est difficile d’anticiper sur l’affectation des salles, la commande d’alimentation pour les repas, la répartition des chambres, l’organisation des soirées culturelles et la planification des travaux d’entretien du Centre, des congés des personnels, etc. 

En résumé les principales difficultés rencontrées sont :

  • Des demandes non satisfaites ;
  •  Des acomptes de réservation plus pratiqués depuis 2010 et élevés pour les organisations qui réservent le plus de sessions.
  •  Des confirmations ou annulations tardives ;
  •  Des listes de stagiaires parfois approximatives ;
  • Des arrivées du dimanche soir souvent imprécises ;
  • Des dédits en cas d’annulation non réglés par certains ;
  • Des remboursements de frais de transports plus importants que la facture établie pour le stage (sessions de 2 ou 3 jours principalement)

Après présentation de cet état des lieux et échange, les participants à la journée du 23 juin ont pris connaissance des préconisations suivantes :

Les réservations

Celles-ci sont à faire par les organisations auprès du CBF fin mai-début juin de l’année N-1 (parallèlement à l’envoi des plans de formation au pôle confédéral).

Mi-juin l’ensemble des demandes sont traitées par le pôle confédéral de la formation syndicale, un calendrier prévisionnel est élaboré puis renvoyé aux organisations pour avis.

Fin juin le pôle se réuni à nouveau, prend en compte les demandes d’ajustements et valide la programmation de l’année N+1.

Le pôle prend en compte les critères suivants :

  •  Le nombre de réservations par organisation.
  •  Les stages subventionnés ou pas.
  • Le pourcentage d’annulations de l’année N-1 de l’organisation demandeuse.
  • La durée des stages en priorisant au CBF ceux d’une semaine complète.
  • Le regroupement sur une même semaine des stages de 2 et 3 jours.

Le CBF met en œuvre une procédure de relances des organisations en trois temps :

·         3 mois avant le stage pour s’assurer de son maintien.

·         2 mois avant pour connaitre l’avancée de sa préparation.

·         1 mois avant pour connaître de façon précise le nombre d’inscrits, le nombre d’intervenants, les dates d’arrivée et de départ de chacun.  

Le financement

ü  La pratique d’un acompte de droit à réservation pour chaque stage est réactivée. Pour rappel le montant forfaitaire était de 650€.

Pour les organisations qui réservent une quinzaine de stages cette demande est importante, ce montant forfaitaire est donc désormais modulé de la façon suivante :

·         Entre 1 et 5 stages : 650€ par stage.

·         Entre 6 et 10 stages : 550€ par stage.

·         Entre 11 et 15 stages : 450€ par stage.

·         Entre 16 et 20 stages : 350€ par stage.

·         Plus de 20 stages : 250€ par stage.

Ce droit à réservation sera déduit de la facture finale si le stage s’est tenu. Il sera remboursé si l’annulation du stage se fait 2 mois avant sa programmation. Il sera acquis pour le CBF si l’annulation intervient après ce délai de 2 mois. 

Les modalités de paiement pour les organisations se feront en 2 temps :

  • Au 15 octobre de l’année N-1 pour les stages du premier semestre de l’année N,
  • Au 15 Avril de l’année N pour les stages du second semestre.

Seuls les stages subventionnés par la confédération et ceux avec subventionnement spécifique seront facturés aux tarifs « formation syndicale ». Les autres stages seront facturés aux tarifs « activités complémentaires ».

(Chaque organisation va donc recevoir dans les prochains jours ces demandes d’acomptes selon ses réservations pour 2016).

Les frais de transport

Selon les organisations ces frais vont de 0 % (prise en charge par la FNSCBA) à plus de 60 % de la facture établie : par exemple le centre facture annuellement 22 540€ à une FD qui a organisé 9 stages et rembourse aux stagiaires 15 150€ de frais de transport.

Quant aux stages de courte durée, les frais de transport sont le plus souvent supérieurs à la facturation.

 Au total c’est une dépense importante pour le centre (environ 150 000€ par an) alors que ramené à chaque organisation les sommes sont beaucoup moins conséquentes. 

C’est pourquoi, dans le cadre des évolutions en cours sur le financement de la formation syndicale chacune des organisations est invitée à examiner la prise en charge des frais de transport de ses stagiaires. (Le CBF peut fournir à chaque organisation les coûts annuels de transport pour les stages qu’elle organise).  

La transmission des informations

Dans les améliorations recherchées nous ne pouvons oublier  le rôle des secrétariats administratifs.

Ce dernier est déterminant dans les informations utiles au bon déroulement d’un stage. La compréhension réciproque des contraintes de chacun et la rigueur sont nécessaires.  

Voilà cher(es) camarades quelques pistes qui au-delà des procédures qu’elles suscitent, peuvent être de nature à répondre un peu plus à vos besoins d’organisation de sessions de formation au centre Benoît Frachon, et à ce que vos conditions d’accueil soient optimum.

 

Antoine LOPEZ                                                                                              Alain PILLOUX

Responsable du Pôle                                                                                   Directeur du Centre Benoît Frachon